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Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali

 

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L'evoluzione della comunicazione istituzionale Ministero-Enti locali ed i suoi effetti sull'attività delle comunità locali

11 novembre 2002

Dott. Giancarlo Verde

 1.Premessa.
 2.Evoluzione degli strumenti di comunicazione.
 3.Evoluzione dei contenuti e valorizzazione degli strumenti di comunicazione.
 4.Programmi futuri.

 1. PREMESSA

Il Ministero dell'Interno, per sua missione istituzionale, è da sempre punto di riferimento del mondo delle autonomie locali. L'ordinamento degli enti locali la loro organizzazione, le regole di funzionamento, gli aspetti finanziari e contabili sono stati definiti con legge dello Stato ed ancora oggi, anche con la recente modifica all'articolo 130 della Costituzione, che ha introdotto l'equiordinazione tra i vari livelli di Governo, le riserve di legge esistenti sulle principali materie, vedono il pieno coinvolgimento dell'Amministrazione centrale nella vita degli enti locali.

L'esercizio di queste prerogative si basa essenzialmente sulla conoscenza delle situazioni locali che, fino al 1970, avveniva attraverso il controllo sugli atti operato presso le Prefetture e che oramai, visto il diverso assetto istituzionale si forma in parte per impulso degli enti che nei modi e nelle sedi deputati fanno conoscere le loro situazioni ed esigenze ma anche,ed in modo privilegiato, attraverso una continua comunicazione Centro/Periferia a doppia direzione, attraverso la quale per un verso vengono rappresentate le esigenze e messe in evidenza circostanze e situazioni che necessitano di attenzioni ed interventi, sia in campo amministrativo che in quello legislativo, dall'altro si richiedono dati e notizie sull'attività e si restituiscono notizie, dati, elaborazioni, elementi gestionali, che servono da guida all'attività di programmazione, ma anche nella gestione del quotidiano.

Con questo spirito collaborativo e con le descritte finalità la Direzione centrale della Finanza Locale, l'Ufficio dell'attuale Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali che si interessa di tutte le vicende finanziarie e contabili degli enti locali, ha introdotto, con legge, il sistema delle certificazioni per acquisire dagli enti dati ed altri elementi conoscitivi.

Nei primi anni '80 si è cominciato dai bilanci di previsione e consuntivo. La vita di qualunque entità organizzata, infatti, è leggibile, con più o meno fatica, ma con molta attendibilità, attraverso questi due importanti documenti. Il primo rappresenta la capacità progettuale e le linee di azione ipotizzate, il secondo, senz'altro più ancorato alla realtà delle situazioni, descrive l'effettività della gestione svolta.

Si è però stabilita una scrematura preliminare dei dati decidendo di acquisire non i documenti integrali ma solo degli estratti, appunto i certificati, contenenti solo quei dati considerati significativi.

La conoscenza più approfondita e diffusa di questi elementi ha reso possibile non solo una più efficace capacità di intervento del Governo e del Parlamento per le esigenze degli enti locali ma ha reso possibile lo studio scientifico dei dati ottenuti che, compendiati in appositi rapporti e relazioni, sono ritornati agli enti locali stessi ( chiudendosi in tal modo il circuito comunicativo), quale strumento indispensabile di programmazione e gestione.

 2. Evoluzione degli strumenti di comunicazione

I tempi, l'evoluzione tecnologica, le mutate esigenze degli enti locali e la maturazione dell'amministrazione hanno favorito l'espansione e l'evoluzione della comunicazione istituzionale di finanza locale ancor prima dell'esplosione di questo fenomeno nella nostra società.

La carta ed il telefono ne sono stati elementi essenziali fino agli anni recenti dell'informatica. Pubblicazioni, circolari, istruzioni varie e la corrispondenza, supportate dalla Gazzetta Ufficiale sono state per lungo tempo i canali di contatto. L'avanzare della tecnologia non è però sfuggita agli uffici ministeriali che, prontamente, ne hanno fatto uso nella loro attività. Ne costituisce esempio l'introduzione sin dal 1990 del Videotel, strumento antesignano di Internet, attraverso il quale tutti gli enti locali, peraltro senza sostenere alcun onere, potevano ricevere notizie dalla Direzione Centrale della Finanza Locale, in particolare la quantificazione dei contributi erariali assegnati, e trasmettere richieste e comunicazioni varie, oltre a consultare i più recenti numeri della Gazzetta Ufficiale. La qualità del nuovo strumento e la sua diffusione generalizzata consentì la contestuale soppressione dell'invio del tabulato cartaceo contenente quei dati che da oltre 10 anni veniva trasmesso ai circa 8.500 enti locali con elevati costi organizzativi e notevoli disservizi. L'avvicinamento a questo nuovo strumento ed alle sue potenzialità era anche stimolato dalla circostanza di ritrovarvi elementi conoscitivi indispensabili alla corretta formulazione dei bilanci.

Il rapporto comunicativo successivamente ha potuto avvantaggiarsi del fenomeno Internet emerso a metà degli anni novanta ed esploso alla fine del secolo scorso.

Con notevole tempestività, già nel 1998, la Direzione Centrale della finanza Locale, ufficio ad elevatissima vocazione informatica, ha aperto un sito internet, che ha rapidamente soppiantato l'obsoleto Videotel, adoperato quale strumento privilegiato di comunicazione con gli enti locali, sfruttandone tutte le potenzialità di diffusione capillare, velocità, economicità e semplicità d'uso. In aggiunta alla comunicazione nei modi istituzionali contemplati dalla legge si è così affiancata una comunicazione agile e moderna che permette di rendere disponibili, senza limitazioni temporali dovute agli orari di apertura degli uffici, e non solo agli enti locali, ma a tutti i soggetti istituzionali e non, interessati al mondo delle Autonomie, una serie vastissima di notizie, da quelle di carattere finanziario ricavabili dalle banche dati curate dalla Direzione Centrale, alla legislazione in materia di ordinamento finanziario e contabile ed alle connesse circolari, alla dottrina in materia, agli studi, ricerche e rapporti di finanza locale, fino alla possibilità di estrarre dati da quelle certificazioni di bilancio acquisite dal Ministero descritte nel paragrafo 1, oppure richiedere elaborazioni personalizzate. La rete internet ha anche reso disponibile il nuovo sistema di posta. La famosa mail, la chiocciolina che ha sveltito la comunicazione epistolare sburocratizzandola. Essa rappresenta un significativo passo avanti perché ha la stessa immediatezza del telefono, senza averne i costi, ma consente estrema chiarezza nel dialogo, superando le difficoltà che una comunicazione verbale porta con se.

Ultima frontiera è il CD Rom, quel piccolo dischetto che ci ha liberato di tanta carta riducendo archivi e biblioteche a piccoli scaffali. Anche questa opportunità non è sfuggita alla Finanza Locale, da sempre produttrice di studi e rapporti spesso voluminosi e che grazie al CD trovano oggi allocazione anche su questi comodi supporti particolarmente apprezzati in occasione di convegni, quando i partecipanti sono combattuti tra il desiderio di arricchire il bagaglio di conoscenze, acquisendo anche i documenti offerti, e quello di salvare le braccia e l'ufficio dalla marea di carte conseguente. Ecco che nello scorso ottobre 2001 la direzione Centrale della Finanza locale si è impegnata nella spedizione ad ogni singolo Comune, Provincia e Comunità Montana di un CD ROM contenente i più importanti dati della Finanza Locale, oltre al rapporto annuale sui trasferimenti erariali, la raccolta delle circolari emesse ed informazioni di servizio quali numeri telefonici ed e-mail dei dirigenti e funzionari. L'iniziativa ha avuto un notevole riscontro ed ha indotto l'ufficio a continuare sulla stessa strada. Entro fine anno sarà inviato ad ogni ente locale ed anche a tutte le Istituzioni pubbliche e private che ruotano intorno al mondo delle autonomie, un CD ROM contenente una semplice presentazione multimediale esplicativa del sito di Finanza Locale e dei suoi contenuti, completa anche un sistema facilitato di accesso alle pagine del sito, partendo dal portale del Ministero dell'Interno.

Nello stesso periodo vedrà la luce il rapporto sui trasferimenti erariali 2000, 2001, 2002. Anche in questo caso sarà sfruttata appieno la tecnologia informatica , non solo producendo lo studio su supporto magnetico, invece che su carta, ma si è stabilito di rendere disponibile agli studiosi oltre che i dati, con le elaborazioni e valutazioni, anche un motore statistico, non particolarmente sofisticato, che permette altre elaborazioni, secondo le esigenze dell'utente. Questo studio, ricavato in gran parte dai certificati di bilancio consegnati dagli enti al ministero, fa ritornare gli stessi dati, arricchiti, elaborati, elaborabili e commentati agli enti stessi (e, naturalmente a chiunque altro fosse interessato), che ne potranno fare ottimo uso per la preparazione del Bilancio di previsione 2003.

 3. Evoluzione dei contenuti e valorizzazione degli strumenti.

Lo sviluppo e l'ampiezza dei contenuti della comunicazione sono andati crescendo di pari passo con gli strumenti adoperati e con la tecnologia disponibile. Prima ci si limitava a risolvere la necessità di rendere disponibili le "spettanze", poi, con la continua sovrapposizione di leggi, ha cominciato ad affermarsi l'esigenza di conoscere l'interpretazione ministeriale, riferimento certo per districarsi nella giungla normativa. Il fax in parte risolveva il problema ma solo a livello di relazione diretta ente/ministero. In questo modo l'energia ministeriale trovava sfogo verso un solo soggetto, anche nei casi di problematiche di carattere generale. E' evidente la limitata finalizzazione dello sforzo.

Il videotel ha invece rappresentato un primo momento di divulgazione a carattere ampio e generalizzato, seppure vincolato, quanto a fruitori, ai soli enti locali, e solo ai soggetti all'interno degli enti, titolari dell'abilitazione di accesso che gli uffici ministeriali provvedevano ad assegnare.

Questa prima esperienza è stata utile stimolo a continuare sulla strada della comunicazione telematica che andava aprendosi ad internet.

Proprio gli ottimi risultati di gradimento e soddisfazione raggiunti con il videotel, hanno portato alla conclusione di allargare lo spettro di notizie, dati ed elementi da offrire e con internet si è percorsa con decisione questa strada.

Si è superata quella fase angusta e limitata di trasmettere, lettere, note o tabelle numeriche ed, invece, ha avuto inizio la divulgazione di dati organizzati, di banche dati, di archivi interi, liberandosi, nello stesso tempo, dell'onerosa attività di gestione delle parole chiave di accesso assegnate agli operatori locali.

Venendo incontro specie alle piccole realtà, tutti quei comuni di modestissime dimensioni, e sono più della metà, dove anche l'arrivo della Gazzetta Ufficiale è cosa problematica e dove anche l'interlocuzione con il centro e con la stessa prefettura- Ufficio territoriale di governo, ha i suoi momenti di difficoltà per l'esiguità della struttura e la limitatezza dei mezzi, è stato attivato un servizio economico, rapido e semplice che, almeno per la finanza locale, intendeva risolvere tutti quei problemi scaturenti dai ritardi nella comunicazione, ma anche dalle difficoltà di rendere disponibile, a basso costo, e con la più ampia capillarità, non solo gli studi effettuati, ma anche alcune banche dati, i numerosissimi modelli che gli enti sono obbligati a trasmettere, le circolari ed in ultimo, certo non per importanza, l'elencazione dei trasferimenti erariali spettanti e dei relativi pagamenti effettuati.

Quest'ultimo aspetto rappresenta a livello gestionale il cuore della comunicazione attraverso internet giacché nello svolgimento del proprio mandato istituzionale il Ministero dell'Interno, tra l'altro, non solo deve rapidamente corrispondere le risorse erariali agli enti locali, ma deve anche far sapere subito che queste sono transitate nelle tesorerie locali, affinché gli enti stessi ne possano prontamente disporre per le loro esigenze.

Esaurito quest'aspetto non poteva ignorarsi la ricchezza offerta dal nuovo strumento attraverso il quale si accede con facilità in ogni ufficio locale. E' iniziata allora un'opera continua d'arricchimento del sito, anche con funzione di archivio storico di tutta l'attività svolta, disponibile a qualunque ora, indipendentemente dall'apertura degli uffici ministeriali. Per accontentare i più curiosi e diligenti è stata anche offerta la possibilità di richiedere in automatico specifiche elaborazioni di dati che vengono poi, in ogni caso, divulgati a beneficio di tutti gli altri interessati.

L'aspetto più interessante di tutta quest'attività è stato innanzi tutto l'aumento degli utenti che fruiscono del servizio in quanto i costi del videotel, in termini di telefonia, erano abbastanza sostenuti e in qualche caso ne scoraggiavano l'uso, senza tralasciare che il servizio videotel era agganciato alla disponibilità della parola chiave di accesso e quindi riservato ad un solo soggetto.

Con internet tutto questo è stato superato grazie alla possibilità di offrire il servizio a più operatori dello stesso ente locale, inoltre si è raggiunto anche un altro importantissimo risultato, quello di potersi rivolgere a tutto il più vasto mondo degli interessati alle vicende degli enti locali e si pensi in primo luogo a tutte le Istituzioni pubbliche, banche, imprese private, Università e studiosi che ruotano intorno al mondo delle Autonomie ma, soprattutto, ai cittadini che, oggi più coinvolti direttamente nelle scelte di politica locale, possono più approfonditamente scandagliare nelle vicende del loro Comune, per meglio valutare l'operato di chi li amministra.

 4. Programmi futuri.

In termini di soddisfazione, ed oggi che anche nella Pubblica Amministrazione si ragiona in termini di "Customer satisfaction", è indispensabile avere questa sensibilità, vi sono elementi certi che danno atto dei miglioramenti intervenuti nella Comunicazione da parte della Finanza Locale, raggiunti grazie a questa operazione di particolare attenzione della problematica e cura dell'utente, nonché dall'adozione di tutte le più aggiornate tecnologie.

I risultati raggiunti sono altamente incoraggianti e stimolano a proseguire nella strada intrapresa, migliorando ulteriormente la qualità del servizio comunicativo offerto.

All'orizzonte si mostrano due grandi obiettivi.

" Azzerare la comunicazione cartacea, iniziando dalla documentazione che gli enti inviano per le certificazioni contabili.

" Affermare l'uso della posta elettronica quale strumento economico e veloce di comunicazione e divulgazione.

Sul primo aspetto gli uffici stanno lavorando ad un progetto che prevede la redazione del certificato del bilancio di previsione e di quello del conto di bilancio su supporto magnetico, da trasmettere non per posta, come oggi già consentito, bensì via rete e con il caricamento automatico in banca dati, previo il controllo dei dati stessi.

Il vantaggio di questa novità, che comporterà l'obbligo per quei circa 3.000 enti che ancora lavorano su carta, di informatizzare questa operazione, consiste non solo nel risparmio di spese postali, nella riduzione dello stoccaggio dei documenti, nell'azzeramento degli errori di compilazione e del costo della digitazione dei dati per l'inserimento nella banca dati di finanza locale, ma principalmente nell'abbattimento dei tempi complessivi di definizione di tutto il procedimento che, attualmente, a motivo della sua inevitabile farraginosità, si completa circa 18 mesi dopo la scadenza di approvazione del documento contabile che si trasmette.

La trasmissione e l'acquisizione telematica di questi dati consentirà invece la compressione drastica di questi tempi che, presumibilmente si ridurranno a 4/6 mesi. Ciò significa che a breve tempo dalla trasmissione e prima che venga predisposto il nuovo bilancio di previsione, gli enti locali potranno avere la disponibilità di importanti elementi conoscitivi, ricavabili dagli indicatori desunti dal complesso dei certificati, con evidente vantaggio sull'attività di programmazione. La rapidità nella restituzione dei dati elaborati renderà più tangibile per gli enti il "ritorno" che scaturisce dalla consegna dei dati richiesta dal ministero e quindi più sopportabile l'adempimento.

L'uso privilegiato della posta elettronica, il secondo grande obiettivo, è già realtà, ma essenzialmente nel rapporto comunicativo esclusivo, singolo. Per il momento, almeno nell'esperienza di Finanza Locale, rappresenta l'ottimo surrogato della posta ordinaria agevolando il contatto epistolare ente-amministrazione e, quasi sempre, è di iniziativa dell'ente stesso.

Quello che si intende affermare è piuttosto l'uso della posta elettronica come divulgazione, capillare e mirata. Raggiungere rapidamente gli enti locali con le informazioni tempestive ( una nuova circolare, la pubblicazione di una norma sulla Gazzetta Ufficiale, l'emanazione di un decreto ministeriale, l'avvenuto pagamento di una spettanza), senza che questi debbano andare a caccia delle stesse presso gli uffici, sulle pubblicazioni oppure sui numerosi siti web della Pubblica Amministrazione .

Ma non ci si vuole fermare qui. Il passo successivo sarà la comunicazione personalizzata, in verità ben più complessa di quella uguale per tutti i destinatari

Essa rappresenta, però, l'evoluzione più significativa e che apporterà la maggiore efficacia del momento comunicativo.

Si pensi alla possibilità di far conoscere in tempo reale, ad ogni singolo ente, l'avvenuta assegnazione di un fondo, compresa la sua esatta quantificazione e gli estremi del pagamento presso la tesoreria. Ugualmente sarà possibile rassegnare studi personalizzati ricavati dagli indicatori, basati sul confronto tra i dati del singolo ente e quelli degli altri simili. Costituendo una serie di mailing list si distribuiranno, a seconda del bacino di interesse, informazioni gestionali ed operative, a sostegno dell'attività amministrativa in sede locale.

Quest'ultima iniziativa è legata a consistenti e complesse modifiche delle banche dati e dei sistemi informatizzati che contengono ed elaborano i dati di finanza locale da estrarre e inviare, e richiede ancora del tempo per la sua realizzazione. D'altra parte affinché si affermi occorre rimuovere il grande ostacolo costituito dalla assenza di un elenco ufficiale di @ mail di comuni, province e comunità montane. Infatti, la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione (RUPA) stenta a decollare e altre iniziative tese ad acquisire gli indirizzi di posta elettronica degli enti locali non hanno riscosso grandi risultati. Attualmente il Ministero dell'Interno ha acquisito circa 5.000 indirizzi di posta elettronica di comuni, province e comunità montane, ma gran parte di essi sono personali, del dipendente comunale che l'ha fornita, e quindi oltre a non avere un carattere di ufficialità, soffrono di una certa volatilità. Inoltre la comunicazione se vuole ottenere i suoi scopi deve essere indirizzata e pervenire non genericamente all'Ente ma all' ufficio giusto e non può essere legato ad una persona fisica.

Si stanno quindi studiando tutte le alternative possibili, non esclusa quella di assegnare ad ogni ente una casella di posta elettronica , che siano di facile gestione per gli amministratori del sistema ed allo stesso tempo poco onerosi. L'obiettivo è oramai ben individuato e si continuerà a lavorare, con la dimostrata convinzione, per il suo rapido raggiungimento.


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